Personvern
PERSONVERNERKLÆRING FOR THOMASSEN ADVOKATFELLESSKAP
ved tilknyttede advokater; Steinar Thomassen, Knut-Erik Storlykken Søvik, Espen Laahne Smedsrud, Ane Solli, Ann Iren Skjelbred, Arild Almklov, Petter Johansen Grødem
Sist endret 03.03.22
Denne personvernerklæring gjelder for advokatene i Thomassen Advokatfellesskap. Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.
1) Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Privatkunder
- Klienter i straffesaker
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i saker vi bistår i
- Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
- Besøkende på vår nettside
2) Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke type personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
2.1) Etablering av klientforhold
Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etablering av et klientforhold må vi også foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Dersom vi kan ta oppdraget registreres foretaksinformasjon (typisk organisasjonsnummer, navn, adresse, kontaktperson), samt e-postadresse og telefonnummer. For private klienter registreres i tillegg fødselsnummer. Registreringen av kontaktopplysninger for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
2.2) Sakshåndtering
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveinining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av personopplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandling er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (2018) § 11.
2.3) Kunnskapsforvaltning
Gjenbruk av dokumenter vi har laget for klienter blir normalt ikke brukt i forbindelse med andre oppdrag. Det vil kunne bli brukt til intern kunnskapsforvaltning, men vil i så tilfelle være anonymisert. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
2.4) Klientadministrasjon
Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt saksbehandlingssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
2.5) Lagring og oppbevaring av saksdokumenter
Mens saken pågår kan deler av saksdokumenter oppbevares lagret i vårt saksbehandlingssystem. Skriftlige dokumenter i saken oppbevares i vårt arkiv i inntil 10 år etter at saken er avsluttet. Lagring av dokumenter etter at saken er avsluttet er vurdert som nødvendig av hensyn til klienten og for vår egen del siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjon som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (2018) § 11.
2.6) Fakturering
Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
2.7) IT-drift og sikkerhet
Personopplysningene som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre dataleverandører i forbindelse med oppdatering av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artikkel 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
2.8) Markedsføring
Vi sender ikke ut nyhetsbrev fra vårt kontor, verken til klienter, parter eller samarbeidspartnere.
Vår internettside benytter ikke cookies.
3) Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten hos oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverenadørene kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Advokater er underlagt straffesanksjonert taushetsplikt i medhold av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
4) Lagring av personopplysninger
Det vises til ovenstående punkt om lagring av saksdokumenter. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
5) Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysningene som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har avhenger av omstendighetene.
5.1.) Be om innsyn
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verfiseres på annen måte.
5.2) Be om retting eller sletting
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt det er mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette det, f.eks. ved at vi må lagre opplysningene av dokumenthensyn.
5.3) Dataportabilitet
I noen tilfelle vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger som du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
5.4) Klage til tilsynsmyndigheten
Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på kan du sende inn klage til datatilsynet.
6) Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å behandle personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
7) Informasjonskapsler
Vi samler ikke informasjon via vår nettside om besøkende, og nettsiden benytter ikke cookies. Bruk av kontaktskjema resulterer i mottatt av e-post ved vårt kontor.
8) Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
9) Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss ved den enkelte advokat.